Support Dashboard Refresh

Cuando el archivo de Ródano Alpes superó las cuatrocientas tomas, el sistema interno de consultas empezó a mostrar sus límites. Las solicitudes de licencia llegaban por correo, se anotaban en una hoja de cálculo y cada respuesta dependía de revisar manualmente la ficha técnica de la imagen. El proceso funcionaba, pero consumía horas que preferíamos dedicar a la edición y a la salida de campo.

El proyecto consistió en reorganizar el panel de soporte que usamos para atender pedidos de clientes editoriales y agencias de turismo cultural. La meta no era construir una plataforma nueva, sino ordenar lo que ya existía: unificar las solicitudes, vincular cada pedido con su serie fotográfica y dejar visible el estado de cada gestión. Trabajamos con una base de datos ligera y una interfaz que prioriza la lectura rápida sobre la cantidad de opciones.

La primera decisión fue separar las consultas por tipo de uso: publicación impresa, campaña digital, material audiovisual y uso institucional. Cada categoría tiene condiciones de licencia distintas, y mezclarlas en una sola bandeja generaba confusiones. Con esa división, el equipo puede responder con la ficha técnica correcta sin reabrir el hilo completo de la conversación.

La segunda parte del trabajo fue la más delicada: migrar el historial de pedidos anteriores sin perder las notas manuscritas que acompañaban a cada entrega. Digitalizamos los registros antiguos y los vinculamos a las series correspondientes. No fue un proceso automático; requirió revisar cada expediente y confirmar que las coordenadas y los derechos de uso estuvieran actualizados.

El resultado se nota en los tiempos de respuesta. Lo que antes tomaba una tarde de idas y vueltas, ahora se resuelve en una consulta al panel. Para el cliente, el cambio se percibe en la claridad de la respuesta: recibe la imagen, la ficha técnica y las condiciones de uso en un mismo mensaje, sin necesidad de pedir aclaraciones.

Qué cambió en la práctica

• Unificación de las solicitudes de licencia en una sola bandeja, clasificadas por tipo de uso.
• Vinculación directa entre cada pedido y la ficha técnica de la imagen correspondiente.
• Migración del historial completo de entregas anteriores, incluyendo las notas manuscritas.
• Reducción de los tiempos de respuesta para consultas de agencias y productoras.

Este proyecto no cambió la forma de fotografiar, pero sí la manera de entregar el trabajo. El archivo sigue creciendo, y ahora cada nueva serie entra al sistema con su ficha completa desde el primer día. Para quienes trabajan con plazos ajustados, esa diferencia se nota en cada entrega.